Elaboration d’un document unique – quels sont les étapes à suivre ?

Chaque entreprise, TPE/PEM, société industrielle ou commerciale doit réaliser une évaluation des risques professionnels, car c’est inscrit dans le cadre de la responsabilité de l’employeur. Ce dernier a l’obligation d’assurer la sécurité de ses employés et de protéger leurs santés. Il faut préciser que les grandes lignes  de la prévention des risques professionnels sont déjà énoncées dans le code du travail. Le document unique doit être rédigé même s’il n’existe aucun risque professionnel, et doit faire l’objet d’une mise à jour une fois par an. Il faut préciser que depuis 2015, le document unique doit contenir une évaluation des risques propres aux femmes et aux hommes.

L’importance de la prise de conscience des salariés

Qu’il s’agit d’une création ou mise à jour du document unique, le travail peut être très fastidieux, notamment pour les entreprises nouvellement créées. Une parfaite connaissance de tous les postes de travail de l’entreprise est indispensable. Puisque vous êtes obligé de lister tous les dangers, la participation de votre salarié peut vous aider dans la rédaction du document unique ; cela facilitera votre tâche, mais vous permet aussi de sensibiliser votre salarié à votre démarche. Avec la participation de votre salarié, vous serez certain de rien oublier. Si vous voulez faciliter les choses, réunissez-les et expliquez-leur l’importance de ce document unique. L’assistance d’un médecin de travail peut vous aider pendant cette étape. Le pivot de la réunion, demandez les idées de vos salariés et leur constations sur le terrain. À part le gain de temps non négligeable, cette collaboration avec vos salariés vous permet de les encourager à vous faire remonter leurs observations ; ainsi, ils seront conscients des dangers et seront plus prudents.

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Actualisation du document unique

Entant qu’employeur, vous devez actualiser votre document unique au moins une fois par an. En effet, lorsqu’un aménagement modifie les conditions de sécurité et/ou d’hygiène ; ou quand améliore les conditions de travail, vous devez procéder à une mise à jour de vos documents uniques. Dans ce cas, vous devez lister dans ce document toutes les modifications ayant un impact sur les postes de travail. De même, lorsque vous organisez une formation supplémentaire sur l’évaluation d’un risque dans une unité de travail, ou lorsqu’un accident du travail résulte d’un risque non encore identifié dans votre document unique, vous devez les analyser afin de comprendre les facteurs de risque et les répertorier dans votre document.

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