Depuis l’entrée en vigueur de l’article 56 du code des marchés publics de 2006, les personnes publiques doivent pouvoir recevoir la réponse à un appel d’offres par voie électronique si celui-ci dépasse les 130 000 euros HT.
Depuis sa modification par décret le 25 août 2011, ce seuil a été abaissé à 90 000 euros HT. Alors, comment bien répondre à un appel d’offres électronique ?
Répondre à un appel d’offres électronique : trois étapes clefs
Bien répondre à un appel d’offres électronique, c’est suivre trois étapes indispensables qui sont d’effectuer une veille, de procéder à la dématérialisation l’ensemble des documents de son entreprise et de s’assurer de l’obtention d’un certificat de signature électronique.
1 – Effectuer une veille électronique
Depuis 2006, les collectivités locales, les hôpitaux, les administrations et autres établissements publics se sont dotés d’outils informatiques leur permettant de diffuser instantanément les nouveaux avis de publicité sur un portail dédié.
Pour accéder à ces derniers, il existe différents types d’alertes en fonction du portail pouvant aller de la simple mise en ligne automatique à l’envoi d’un mail contenant exclusivement les marchés susceptibles de vous intéresser.
Cela implique donc que votre entreprise y soit inscrite et que l’ensemble des renseignements demandés soit correctement renseigné. C’est le meilleur moyen d’être alerté en temps réel des nouveaux marchés potentiels pour votre société.
2 – Dématérialisation des documents de l’entreprise
Répondre par voie électronique à un appel d’offres implique nécessairement de disposer de l’ensemble des documents de l’entreprise, mais sous une forme dématérialisée.
Certificat d’assurance, K-bis, mémoire technique, chaque document constituant votre dossier de candidature doit être dématérialisé.
Il existe pour cela de très bons outils informatiques ainsi que des plates-formes qui permettent de toujours les avoir à disposition sous cette forme et surtout, de les gérer facilement en cas de modification de l’un d’eux.
3 – Obtention d’un certificat de signature électronique
Un certificat de signature électronique pour marchés publics qui est émis par une autorité de certification, permet d’apporter la preuve que les documents fournis par voie dématérialisée sont bien ceux de telle ou telle entreprise.
C’est une garantie permettant de prévenir contre toute usurpation d’identité ou altération volontaire ou non de documents qui protège et l’entreprise qui en a fait la demande, et l’acheteur public qui est ainsi prémuni contre tout acte de malveillance.
Le certificat de signature électronique qui est obligatoire pour accéder à bon nombre de marchés publics doit être valide au moment de la réponse à un appel d’offres.
